+7 (499) 110-86-37Москва и область +7 (812) 426-14-07 Доб. 366Санкт-Петербург и область

Как правильно вести регистрацию входящей корреспонденции в 2019 году

Как правильно вести регистрацию входящей корреспонденции в 2019 году

Журнал регистрации исходящих документов, образец которого дан ниже, очень помогает при ведении документации в организации. В нем регистрируются исходящие письма, указания, пояснения и другие бумаги, которые организация официально посылает куда-либо. Крупные предприятия используют для этого электронные таблицы, специализированные программы. Но у малого бизнеса необходимость в них возникает нечасто. Открыть и скачать онлайн.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

Содержание:

Журнал регистрации исходящих документов

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Учет КОРРЕСПОНДЕНЦИИ и делопроизводство входящей почты в компании или ИП

О существующих в делопроизводстве правилах регистрации входящих документов уже рассмотрено ранее. Для полноты понимания вопроса стоит вернуться и прочитать, если вы начали знакомство с темой именно с этой статьи. Так же вам может оказаться полезной информация о регистрации и согласовании приказов по основной деятельности. Что касается входящих документов, то на сегодняшний день их допускается регистрировать в журнальной форме и на карточках на бумажных носителях или в электронном виде в СЭД.

Давайте рассмотрим преимущества и недостатки каждого способа, чтобы осознанно сделать выбор подходящей формы регистрации. Изначально для этого использовался обычный бумажный журнал регистрации входящих документов. Его форма не установлена ни в одном нормативно-правовом акте. Значит, предоставлена полная свобода действий, и каждая организация определяет самостоятельно форму этого журнала.

Сама организация также предусматривает какие категории документов будут регистрироваться отдельными массивами в разных журналах. Образец журнала регистрации входящих документов с примером его заполнения допускается удалить, добавить или изменить наименование графы :.

Часто еще предпочитают добавлять графы о количестве листов документа и приложения, а также о содержании поручения с указанием срока исполнения. Справочную работу с помощью бумажного журнала проводить неэффективно. Чтобы получить информацию о нужном документе например, узнать, кому отдан документ на исполнение или поступал ли вообще какой-то документ в организацию надо последовательно изучить каждую страницу.

Гораздо более продуктивный подход — использовать электронный журнал регистрации входящих документов, заполнение формы — аналогично бумажному аналогу. Надо создать отдельный файл на каждый отдельный регистрируемый массив документов. Даже если регистрация входящих документов будет проводиться в обычном файле формата doc или xls, то гораздо удобнее и быстрее станет возможным получать информацию об интересующем документе группе документов по заданному параметру например, номеру, автору, содержанию и т.

Распечатывать журнал необходимо, только если вы хотите получить подпись исполнителя для доказательства направления ему на исполнение конкретного документа. В общем же случае электронный журнал не распечатывается и объективно просто не существует никакой иной необходимости его дублирования на бумаге. Самый современный подход — это регистрация документов в системе электронного документооборота СЭД , но для этого СЭД должна быть внедрена и использоваться в вашей организации.

В СЭД создается регистрационная карточка РК документа и в готовой форме необходимо только заполнить нужные поля. Внешний вид этой карточки разнится в зависимости от применяемой системы электронного документооборота и предъявляемых требований организацией к ее форме. О преимуществах использования электронного документооборота в организации и выборе СЭД уже было подробно изложено, прочитайте кому это интересно. Если кратко, то это суперудобный поиск, одновременная регистрация несколькими исполнителями в одной базе, проверка на однократность регистрации каждого документа, возможность контроля работы с любым документом на всех этапах, автоматизированное формирование различных полезных отчетов и многое другое.

Если СЭД не внедрена в организации и журнальная форма не подходит, то допускается вести регистрацию на бумажных карточках, затем помещать их в картотеки по различным категориям не только по порядку номеров и виду документов, а также дополнительно один и тот же документ можно систематизировать в зависимости от исполнителя, автора, рассматриваемого вопроса в документе и др.

В дальнейшем справочная работа ведется вручную, внимательно вчитываясь и перебирая вручную карточки. Сами понимаете, получается это непродуктивно — долго и неудобно, особенно если далеко немаленький объем документооборота. Поэтому сегодня использование бумажных карточек для регистрации входящих документов не рекомендуется. Подводя итог всему вышесказанному, рекомендация по выбору способа регистрации такая: вести журнал регистрации входящих документов в электронном виде — образец приведен Word, Excel.

Если организация пришла к пониманию необходимости ведения электронного документооборота, и позволяют денежные средства, то, разумеется, внедрять подходящую систему электронного документооборота. Здравствуйте, подскажите, пожалуйста, в книгу входящих документов внесена ошибочная запись, как правильно ее аннулировать? Каких-либо рекомендаций по этому поводу в нормативных документах нет.

Соответственно, дабы исправить ситуацию ОД хочет завести новый журнал так сказать, с чистого листа начать. Возникает вопрос: правомерно ли это?? Или как правильно тогда провести данную работу по передаче из одного структурного подразделения далее СП в другое, дабы не попасть в будущем впросак из-за безалаберности сотрудников бухгалтерии.

Как быть? Передачу журнала учета печати и штампов из одного структурного подразделения в другое надо оформить приказом. В журнале надо проставить оттиски всех действующих в организации печатей и штампов, указать должности, ФИО ответственных за каждую печать штамп ; выдавать их под роспись.

Как ей доходчиво аргументировать? И обязательно ли на него ставить сургучную печать! Либо что-то другое, в зависимости от ситуации в вашей организации. Вам лучше знать. Если все отказываются, назначьте приказом распоряжением. Какие тут могут быть аргументы? Сургучная печать не ставится! Спасибо Вам за ответы и разъяснения. Я извиняюсь, но я не совсем поняла, что все-таки писать в распорядительной части данного приказа? Решили с нового года обращения граждан регистрировать отдельно от других входящих.

Какая форма журнала регистрации обращений граждан должна быть? Можно использовать обычный журнал регистрации входящих? Надо ли его прошивать? Помимо личных обращений граждан в наше учреждение, вышестоящая организация пересылает нам обращения граждан, которые поступили к ним с просьбой дать пояснения по заявлению, разобраться в ситуации и пр. В каком журнале нужно регистрировать их? В журнале регистрации входящей документации или обращений граждан? Методические документы по делопроизводству рекомендуют выделять регистрацию жалоб и обращений граждан в отдельный массив.

Прошивать журналы не надо. Форму регистрации можно взять на сайте. По поводу второго вопроса. Если ответ заявителю дает не ваша организация, а вышестоящая, то лучше регистрировать такие документы в общем журнале регистрации поступающих документов.

Добрый день. Подскажите, пожалуйста, как правильно оформить пустые неиспользованные листы перед закрытием журнала в связи с новой формой ведения журнала после записи о количестве записей и использованных листов?

Нужно ли заводить отдельные журналы регистрации выдачи копий приказов в бухгалтерию и финансово-экономический отдел, то есть 2 журнала либо в одном можно вести данную регистрацию? Нет необходимости вести такие журналы, достаточно составлять список рассылки приказов.

Мы рассылаем приказ по внутр. В году мы все поступающие в организацию документы регистрируем в одном журнале. С года думаем начать вести новый журнал по регистрации обращений граждан и соответственно отдельную папку куда будут они подшиваться. Как правильней поступить? Завести журнал регистрации и учета обращений граждан с Подскажите, пожалуйста! Если в журнал регистрации с нового года по ошибке продолжила нумерацию за прошлый год. Как исправить ошибку? Подскажите, пожалуйста, у журнала учета поступающих документов должен быть свой номер?

Может ли он соответствовать номеру дела такого журнала согласно номенклатуре дел организации? Журналу присваивается индекс дела по номенклатуре дел согласно заголовку дела.

Этот индекс проставляется на обложке журнала. Подскажите, пожалуйста, как закрыть и открыть новый журнал регистрации входящих документов, если это произошло в середине года? Надо просто начать регистрировать документы в новом журнале, нумерация должна продолжаться. Подскажите, пожалуйста, в журнале заявок в середине года по каким-то причинам прекратили вести нумерацию заявок.

Теперь подняли вопрос, чтоб восстановить нумерацию в июне года. Как правильно это сделать? Журналы регистрации входящей и исходящей документации хранятся по номенклатуре 5 лет и только электронно в системе. Обязаны ли мы в конце года распечатывать журналы, подшивать и хранить в бумажном виде 5 лет или достаточно хранить в системе электронно?

Каким официальным документом этот момент регламентирован? Документы временного срока хранения можно хранить в электронном виде, не распечатывая. Журнал регистрации ВХ корреспонденции начат в январе г. Как исправлять нам теперь, подскажите, пожалуйста. Если нет места, то ничего и не пишите. Для журнала регистрации входящих документов, срок хранения которого 5 лет, итоговую запись оформлять не обязательно.

Завели новый журнал как продолжение года получается. Правильно ли мы сделали? Если журнал закончился в середине года, можно начать новый журнал. Главное, чтобы нумерация продолжалась. С нового календарного года нумерация начинается с первого номера, даже если регистрация продолжается в старом журнале. Можно ли продолжать заполнять журнал исходящих и входящих по окончанию года?

Папку вход. Журнал можно продолжить, но с нового календарного года регистрацию документов следует начать с первого номера.

На предприятии документы дск регистрируем валовой нумерацией ежегодно, то есть в январе нумерацию начинаем не с цифры 1, а продолжаем. Подскажите, на сколько это неправильно? Здравствуйте, подскажите, пожалуйста, журнал исходящих документов нужно менять каждый год или можно вести один? Регистрационный журнал можно вести в течение нескольких лет, пока не закончится.

Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ. Хороший секретарь и помощник руководителя не ищет шаблоны документов в поисковиках, а использует проверенные образцы, которые разработали эксперты. Вы в одном шаге от базы документов для зарегистрированных пользователей нашего сайта.

Бизнес 8 июля В любой сфере народного хозяйства обязательно существует делопроизводство, включающее множество функций. Среди них учет входящей и исходящей корреспонденции является одним из основных. Нет ни одного предприятия, функционирующего изолированно от других организаций. Обязательно осуществляется связь и сотрудничество с клиентами, поставщиками, финансовыми и прочими учреждениями.

Журнал регистрации входящих документов

Регистрационный номер документа — реквизит многофункциональный. Помимо своего основного предназначения — порядковой нумерации документов, индекс документа помогает решать самые разные задачи. ГОСТ Р 6. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Так, нумерацию исходящих писем дополняют кодом подразделения, выступившего инициатором документа.

Как вести журнал входящей исходящей корреспонденции образец

Как вытекает из определения, регистрация прежде всего придает юридическую силу документу , так как фиксирует факт его создания или получения. Пока документ не зарегистрирован, не получил своего номера, он не оформлен и как бы еще не существует. Регистрации подлежат только документы, требующие ответа и исполнения , независимо от способа их создания или получения. Документы оперативного характера, присылаемые или создаваемые только для сведения и не требующие ответа и исполнения, не регистрируются.

Давайте рассмотрим сложившиеся правила регистрации исходящих документов.

Каждый секретарь сталкивается с документами, поступившими в компанию извне. На сегодняшний день нет строгих правил, устанавливающих единообразный подход к процедуре регистрации документов и работы с ними: жесткие инструкции остались в прошлом, на смену им пришли мягкие Методические рекомендации, содержащие расплывчатые указания об общих принципах работы с документами, без конкретизации и пошаговых советов. Кроме того, рекомендации ориентированы на органы государственной власти и муниципалитеты, поэтому частные компании вправе организовывать работу с документами по своему усмотрению. Несмотря на то, что процесс прохождения входящей корреспонденции имеет свои правила, одинаково применимые как к бумажному, так и к современному электронному делопроизводству, соблюдение которых позволяет секретарю переходить из компании в компанию без потери профессиональной репутации, следует помнить, что жизненный путь поступившего документа напрямую зависит от структуры фирмы, поставленных задач, интенсивности переписки, оснащенности техническими средствами и даже от личности руководителя. Поэтому безукоризненно отлаженная форма работы с входящей корреспонденцией крупного многопрофильного предприятия может категорически не подходить для маленькой фирмы. Результатом должен стать четко и детально прописанный процесс работы с документами. Документы в офис попадают разными путями: их может принести почтальон или курьер, оставить клиент. Не менее популярны для передачи документов факс и электронная почта. Вне зависимости от способа поступления документов, необходимо проверить правильность адресования доставки , целостность упаковки если есть и полноту вложений. Ошибочно доставленные документы возвращаются в почтовое отделение или направляются отправителю с приложением акта.

Создаем журналы регистрации документов, или Забыть нельзя регистрировать

О существующих в делопроизводстве правилах регистрации входящих документов уже рассмотрено ранее. Для полноты понимания вопроса стоит вернуться и прочитать, если вы начали знакомство с темой именно с этой статьи. Так же вам может оказаться полезной информация о регистрации и согласовании приказов по основной деятельности.

В каждой организации ведут журнал регистрации входящих документов. Без него полноценное управление на предприятии становится невозможным. Это необходимо для того, чтобы грамотно следить за поступающей корреспонденцией.

И мы записали, что это — птеродактиль. А вышло, что это был птерозавр! Пришлось переписывать целую страницу! А ведь еще в детстве этим примером нам указывали, насколько важны аккуратность и порядок в регистрации входящей документации. Да, Иван Сергеевич, как истинный ученый, с некоторой пренебрежительностью отнесся к утомительной процедуре регистрации, назвав Вертера бюрократом. Но мы-то с вами теперь точно знаем, что Иван Сергеевич, мягко говоря, ошибался! Думаю, всем секретарям и делопроизводителям, начинающим работу с нуля, знакомо это чувство смятения и растерянности. Идет непрерывный поток разнообразных документов: что из этого потока регистрировать? На первых порах новичка может охватить настоящая паника, особенно если нет ни инструкции по делопроизводству, ни сколько-нибудь налаженной схемы документооборота. Мы поможем вам разобраться с регистрацией [1] : какие журналы заводить, что в них писать, кому что выдавать и т. Я постараюсь дать универсальные рекомендации, следуя которым вы сможете не только самостоятельно выстроить основу документооборота организации, не наплодив сколь-нибудь страшных ошибок, но и развить его, модифицировать и усовершенствовать, приспособив под нужды и особенности конкретной организации.

Несмотря на то, что процесс прохождения входящей корреспонденции имеет свои правила, . Нумеруют входящие документы валовой нумерацией в пределах календарного года. Регистрацию документов можно вести в журнале учета, на специальных . Федеральный закон от № ФЗ.

Некоторые секреты входящих документов

.

Журнал регистрации входящих и исходящих документов: оформляем правильно

.

4 ключевых принципа заполнения журнала регистрации входящих документов

.

Регистрация документов в вопросах и ответах

.

.

.

Комментарии 4
Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий

  1. Марфа

    ЗвОнят та ЗвОнят, звоняЯЯт! Не будьте тупыми!

  2. Александра

    Самооборона, убийство при самообороне, как защитить близких, обязательно нужен выстрел в воздух ? еще какие может есть нюансы. Спасибо.

  3. Ульян

    Чтобы не попасть под этот штраф и показывать всю сумму зарплаты (дохода т.е. работать честно, есть только один выход: оформить сотрудника предпринимателем, 3 группа, тогда ЕСВ предприниматель заплатит от минимальной зарплаты, а доход предприниматель может показывать реальный. В этом случае, юрлицо может эти выплаты отнести на расходы. Но есть одно «но»: если наемный (предприниматель обратится за субсидией за коммуналку, ему посчитают в доход 3 минимальные зарплаты а это почти 10 000 грн.

  4. Лукьян

    Я думаю на бляхах мало українців їзде бо розтаможки один фіг не по карману. А машини це лише засіб пересування, хватить цін на пальне, щоб залишитись банкротом. Я заробляю не погано, мало їзджу і знаю по собі що таке свій транспорт в україні. Наші фашисти в раді нехай трохи опустяться на землю, бо в україні не буде кому піднімати економіку. А від себе добавлю нехай на західній україні продають паливо євростандарту бо я заправляюсь лише в польщі, там дешевше получається бо розхід в два рази менший. Україна залишилась в дев'яностих по понятіям і розвитку. Україна для нашої влади це рай на землі . Іншого нам не світить ще багато років.

© 2018-2019 astmbdou19.ru